Ding #7: Lifehacking

Ik heb zoveel mogelijk tot mij genomen van de aangeboden stof, maar omdat ik mijn tijd goed probeer te organiseren heb ik toch keuzes moeten maken in wat ik allemaal ging lezen en doen.
Zoals hierboven te zien is heb ik met het gratis mindmapping programma Freemind een mindmap gemaakt van iets wat mij dagelijks veel tijd kost: de mail.(Overigens zijn hier nog wat takken ingeklapt omdat het plaatje anders helemaal onleesbaar wordt op dit kleine blogscherm)

Met name uit de tips van lifehacking.nl heb ik wat zaken overgenomen.

Zo ben ik erg gecharmeerd van het begrip GISTERMAIL. Handel alleen je mail van gisteren af. De mail van vandaag mag je pas lezen nadat je de gistermail hebt afgehandeld. Dit doe je dan in een bepaalde verhouding. Bijvoorbeeld 5 gistermails afhandelen en dan 1 vandaagmail lezen. Het helpt in elk geval om niet achter elke mail aan te rennen die binnenkomt. Ik moet ook nog eens kijken of dat pop-up venstertje uitgezet kan worden dat tevoorschijn komt zodra er een mail binnen komt.

Ook goed om onderscheid te maken tussen afhandelen en beantwoorden. Afhandelen kan ook zijn: iets archiveren of later uitgebreid lezen (bijvoorbeeld nieuwsbrieven).
Ik ben sowieso altijd al erg opruimerig v.w.b. de inbox: wat beantwoord is of ter kennisgeving aangenomen gooi ik gelijk in de prullenbak, die ik vervolgens weer regelmatig leeg.

Wat bij mij altijd mis gaat is het reageren op mails nadat ik op vakantie ben geweest.

Uhhh, waar zal ik eens mee beginnen?

Ik begon altijd met de oudste mail en handelde zo de ingekomen mail af. Helaas bleek er dan vaak een vervolgmail te zijn geweest van recentere datum of een reactie van iemand die een cc van het bericht had gekregen.
Bij deze mijn eigen uitgevonden lifehacking tip: Zet na je vakantie de mails eerst op afzender en daarbinnen op datum. Handel dan per afzender af. Dat scheelt een hoop herstelmailtjes!




Een andere goede tip vond ik het onderscheid maken tussen mails die meer dan 2 minuten kosten om af te handelen. Zet die bij je taken en plan de taken in je agenda in.

Ik gebruik de outlook-agenda al wel, maar nog niet consequent dus dat moet ook beter.
En ik zou meer gebruik van de diverse outlook-mogelijkheden kunnen gebruiken, zoals agenda's delen, afspraken beheren enzovoort. Maar daar heb je haast een cursus voor nodig. Misschien iets voor het sterrenprogramma?